​​6. Governance

Elk jaar worden wij door verschillende instanties beoordeeld. In 2025 zijn we beoordeeld door het Waarborgfonds Sociale Woningbouw en de Autoriteit woningcorporaties op gebied van borgbaarheid, bedrijfsrisico’s en rechtmatigheid. 

In onze rol is het voor de financiële en maatschappelijke continuïteit van onze woningcorporatie van groot belang goed zicht te hebben op en in te spelen op risico’s waaraan wij blootgesteld zijn of worden. Het gaat daarbij om risico’s op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Het bestuur is verantwoordelijk voor de opzet, implementatie en uitvoering van het interne risicobeheersings- en controlesysteem voor het actief managen van de risico’s en het bepalen en inzetten van de geëigende maatregelen om deze risico’s te voorkomen en/of tot een minimum te beperken.  

Begin 2025 is door de externe controller het risicomanagementkader binnen Zaam Wonen geactualiseerd. Er zijn 11 strategische risico’s geïdentificeerd op basis van interne risicoanalyse uitgevoerd in samenwerking met het managementteam en senior medewerkers van Zaam Wonen. De risicoanalyse is op 28 februari 2025 goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. Op basis hiervan is er een risicomanagementplan, mitigerende maatregelen en KRI’s voor elk risico opgesteld. Periodiek worden de risico’s gemonitoord. De eerste keer heeft dit plaatsgevonden in trimester 2. Onderstaand overzicht betreft het resultaat van monitoring over het 3e trimester 2025, ultimo 2025.  

Ultimo 2025 zien we dat 2 risico’s boven de drempelwaarde uitkomen. Bij het risico onvoldoende woningen (1) is de norm actieve zoekduur met 36 wellicht te scherp neergezet. In 2025 is deze nieuwe norm bepaald op basis van de afgelopen jaren. We zien nu echter dat de bandbreedte waarbinnen deze norm zich beweegt meer fluctueert dan gedacht en zodoende vraagt om actualisatie van de norm. Het risico 11 ‘investeringsopgave niet haalbaar’ scoort boven de drempelwaarde, met name als gevolg van de vertraging in het plandeel vlek 2 Nieuwdorp. Herprioriteringsmaatregelen zijn inmiddels in gang gezet.

Verder geeft het Management Control Framework (MCF) de Raad van Commissarissen, het bestuur en management en medewerkers van Zaam Wonen inzicht in de opbouw en samenhang van het interne besturing- en beheersingssysteem en verantwoordelijken. Het MCF is gebaseerd op de missie, doelstellingen en strategie benoemd in het ondernemingsplan van Zaam Wonen en geeft aan hoe de PDCA (Plan Do Check Act) cyclus als onderdeel van Planning & Control ingevuld wordt en wie welke rol hierin neemt (zie ook volgende paragraaf).

Zaam Wonen werkt met een integrale planning & controlcyclus (P&C-cyclus) met als belangrijkste doel om te komen tot een adequate input, sturing en verantwoording op de strategische doelen en opgaven van onze woningcorporatie in de komende jaren. Tevens dient deze cyclus om de gang van zaken binnen de organisatie (de prestaties) te kunnen bewaken en eventueel bij te sturen. Het plannen van de activiteiten en prestaties van onze woningcorporatie in het komende jaar en het uitvoeren van controle (voortgang) tijdens het lopende jaar zijn belangrijke functies van de cyclus. De P&C-cyclus is verankerd in onze bedrijfsvoering en organisatie, zowel op strategisch niveau (richten), tactisch niveau (inrichten) en op operationeel niveau (verrichten). De structuur en wijze van inrichting van de integrale P&C-cyclus garandeert dat de drie onderscheiden niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) ieder apart en door elkaars samenhang bijdragen aan de doelstellingen van onze woningcorporatie. Dit garandeert een integrale benadering, planning en aanpak van de kerntaken, activiteiten en inzet van onze woningcorporatie. De cyclus werkt horizontaal en verticaal door. Horizontaal waarbij per niveau de belangrijkste kaders en plannen zijn opgenomen die invulling geven aan de wijze waarop de corporatie dit niveau invult en uitvoert. Verticaal waarbij de relatie en samenhang tussen de drie niveaus worden onderkend en verankerd, zowel bottom-up als top-down. 

Plan: de cyclus start met het opstellen van plannen waarin de missie/visie, strategische doelen en subdoelen van onze woningcorporatie worden weergegeven. Op strategisch niveau is dit vastgelegd in ons ondernemingsplan. Dit is vervolgens op tactisch niveau uitgewerkt in de meerjaren onderhoudsbegroting, de begroting en de financiële meerjaren prognoses, het treasurystatuut en treasury jaarplan, het duurzaamheidsbeleid, het strategisch voorraadbeleid, de meerjaren prestatieafspraken en onze jaarplannen. 

Do: de plannen worden conform de begroting, jaarplannen en operationele plannen en afspraken uitgevoerd.  

Check: de behaalde prestaties in een bepaalde periode worden geregistreerd en beoordeeld. De realisatie wordt afgezet tegen de plannen, doelen en prestaties in de planfase. Dit doen we met name door de periodieke tertiaire rapportages naar de Raad van Commissarissen en via ons jaarverslag. We analyseren en bespreken in overleg met medewerkers en de Raad van Commissarissen de (voortgang van) prestaties en geconstateerde afwijkingen worden beargumenteerd en onderbouwd.  

Act: bij geconstateerde afwijkingen bekijken we of dit aanleiding moet of kan zijn om beleid en doelen bij te stellen en zo ja, welke maatregelen daarvoor genomen moeten worden. Eventuele bijsturing en/of aanpassing van beleid en doelen worden gerapporteerd via de managementrapportages naar de raad van commissarissen. 

Duidelijk is dat de P&C-cyclus binnen de drie niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) zijn eigen dynamiek en inhoud heeft. Door de P&C-cyclus integraal te benaderen en in te richten, kunnen wij snel schakelen en ingrijpen waar dit aan de orde is en tevens op een adequate wijze sturen op consequenties voor andere onderdelen van onze organisatie. 

Interne controle 

Interne controle behoort tot de Check en Act fase van de PDCA cyclus binnen Zaam Wonen. Door middel van interne controles stelt Zaam Wonen vast of de opzet van risicobeheersing voldoende is en/of de geformuleerde beheersmaatregelen effectief zijn. Aan de hand van de bevindingen worden indien van toepassing verbetervoorstellen gedaan die leiden tot kwaliteits- en procesverbeteringen en om in control te blijven of te komen. 

Conform het goedgekeurde controleplan zijn in 2025 periodiek controles uitgevoerd door de senior medewerker financiën, de financieel specialist, een stagiaire finance & control en de externe controller. Deze controles waren gericht op compliance en op interne beheersing van diverse processen. Verantwoording over de uitgevoerde controles is in 2025 per trimester afgelegd aan MT en RvC in de managementrapportages.

Zaam Wonen hanteert een eigen integriteitsbeleid en integriteitscode die gelden voor alle medewerkers, het bestuur en de commissarissen van onze woningcorporatie alsmede voor onze ketenpartners. Bij incidentele tegenstrijdige belangen en/of integriteitskwesties is de richtlijn dat hiervan via onze meldregeling voor vermoeden misstanden of onregelmatigheden voor Zaam Wonen direct melding wordt gedaan bij de verantwoordelijke persoon. Tevens kan een kwestie anoniem gemeld worden bij de Autoriteit woningcorporaties. Bij een integriteitsmelding worden de richtlijnen gevolgd zoals opgenomen in de meldregeling voor vermoeden misstanden of onregelmatigheden van Zaam Wonen. Daarnaast kan teruggevallen worden op de statuten van onze woningcorporatie, het reglement van de Raad van Commissarissen en de Bestuurlijke Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden (BvB). In het verslagjaar 2025 zijn geen integriteitsmeldingen ontvangen. De integriteitscode en meldregeling vermoeden misstanden of onregelmatigheden zijn gepubliceerd op onze website.